5 πρακτικά βήματα για να προστατεύσεις την επιχείρησή σου.
Ο όρος “φορολογικός έλεγχος” αρκεί για να προκαλέσει άγχος σε κάθε επιχειρηματία. Δεν είναι μόνο τα πρόστιμα που φοβίζουν, αλλά και η ταλαιπωρία, ο χρόνος που χάνεται και η αβεβαιότητα για το αποτέλεσμα. Στην πράξη, πολλές επιχειρήσεις που μπαίνουν σε έλεγχο δεν το παθαίνουν επειδή έκαναν κάτι ύποπτο, αλλά επειδή παραμέλησαν βασικές τυπικές υποχρεώσεις. Με λίγη οργάνωση και τις σωστές κινήσεις, ο κίνδυνος μειώνεται σημαντικά.
1. Σωστή και έγκαιρη υποβολή δηλώσεων
Η συνέπεια στις ημερομηνίες είναι καθοριστική. Ένας απλός τρόπος είναι να κρατάς ένα ημερολόγιο για τις φορολογικές προθεσμίες και να τις σημειώνεις από την αρχή κάθε χρονιάς. Έτσι, μειώνονται οι πιθανότητες παραλείψεων και άσκοπων προστίμων.
2. Απόλυτη συμφωνία βιβλίων και παραστατικών
Τα βιβλία πρέπει να συμφωνούν πάντα με τα παραστατικά. Αυτό σημαίνει:
-
- Κάθε τιμολόγιο που εκδίδεται ή λαμβάνεται να καταχωρείται στα βιβλία στους χρόνους που ορίζει η νομοθεσία.
-
- Να φυλάσσονται όλα τα παραστατικά σε φυσικό ή ηλεκτρονικό αρχείο.
-
- Να γίνεται περιοδικός έλεγχος συμφωνίας, ώστε να εντοπίζονται τυχόν λάθη εγκαίρως.
3. Προσεκτική διαχείριση του ΦΠΑ
Ο ΦΠΑ είναι από τους πρώτους τομείς που ελέγχονται. Ειδικά ο συνεχόμενος πιστωτικός ΦΠΑ (όταν μια επιχείρηση δηλώνει συνεχώς περισσότερες εισροές από εκροές) αποτελεί βασικό λόγο που μπορεί να ενεργοποιήσει έλεγχο, καθώς θεωρείται ύποπτη επαναλαμβανόμενη εικόνα.
Σε πρακτικό επίπεδο, ένα άλλο ζήτημα είναι η ρευστότητα. Πολλοί επιχειρηματίες αντιμετωπίζουν πρόβλημα επειδή ξοδεύουν τον ΦΠΑ των εκροών τους σαν να ήταν έσοδο. Αυτό δεν είναι λόγος ελέγχου, αλλά λειτουργικό πρόβλημα: όταν έρθει η ώρα της απόδοσης, τα χρήματα λείπουν. Καλή πρακτική είναι να μη χρησιμοποιείται ο ΦΠΑ για άλλες ανάγκες, αλλά να «παρκάρεται» σε ξεχωριστό λογαριασμό, ώστε να είναι διαθέσιμος την ημέρα πληρωμής.
4. Προσοχή στις παρατεταμένες ζημιές
Μια επιχείρηση που δηλώνει συνεχόμενες ζημιές για πολλά έτη μπαίνει εύκολα στο μικροσκόπιο της εφορίας, γιατί αυτό θεωρείται αφύσικο για μια υγιή δραστηριότητα. Αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορεί να υπάρχουν ζημιογόνα χρόνια, αλλά χρειάζεται τεκμηρίωση (π.χ. επενδύσεις, έξοδα ανάπτυξης, χαμηλή ζήτηση λόγω κρίσης). Ο σωστός χειρισμός και η επαρκής αιτιολόγηση μειώνουν τον κίνδυνο να θεωρηθεί κάτι ύποπτο.
5. Διαφάνεια και ενημέρωση
Η χρήση τραπεζικού λογαριασμού αποκλειστικά για την επιχείρηση είναι απαραίτητη. Τα προσωπικά έξοδα πρέπει να γίνονται από προσωπικό λογαριασμό. Επιπλέον, οι δαπάνες άνω των 500€ υποχρεωτικά εξοφλούνται μέσω τραπέζης και όχι με μετρητά, ώστε να γίνει αποδεκτή προς έκπτωση η δαπάνη. Παράλληλα, η συνεχής ενημέρωση για τις αλλαγές στη νομοθεσία βοηθά τον επιχειρηματία να μην παραλείψει κάτι που θα φέρει την επιχείρησή του στο στόχαστρο.
Συμπέρασμα
Ο έλεγχος δεν μπορεί να αποκλειστεί, αλλά μπορεί να αντιμετωπιστεί χωρίς άγχος αν η επιχείρηση είναι σωστά οργανωμένη. Η έγκαιρη υποβολή δηλώσεων, η σωστή τήρηση βιβλίων, η προσεκτική διαχείριση του ΦΠΑ, η τεκμηρίωση σε περιπτώσεις παρατεταμένων ζημιών και η πλήρης διαφάνεια μειώνουν σημαντικά τον κίνδυνο. Στο τέλος, ο πιο ασφαλής τρόπος για να λειτουργεί μια επιχείρηση με σιγουριά είναι η συνεργασία με ένα αξιόπιστο λογιστικό γραφείο, που παρακολουθεί τις εξελίξεις και φροντίζει ώστε κάθε υποχρέωση να καλύπτεται στην ώρα της.